Bulletins de paie, entretiens annuels, contrats de travail… La gestion administrative de vos salariés nécessite l’émission et la conservation de nombreux documents confidentiels.
Lorsqu’elle est réalisée sur des supports papier, cette gestion peut rapidement devenir une source de tracas pour votre entreprise en raison des problématiques de stockage et d’accessibilité qu’elle entraîne. D’un autre côté, opter pour un modèle de gestion digitalisé peut également demeurer assez bancale si vous ne mettez pas en place les outils nécessaires à la bonne protection et sécurisation des données.
Heureusement pour vous, il existe cependant bel et bien une solution permettant de rendre cette gestion plus fluide tout en respectant les exigences en matière de sécurité.
Cette solution, c’est le coffre-fort numérique.
A travers cet article, nous prendrons le temps de définir de quoi il s’agit et les avantages que procurent sa mise en place, avant de terminer sur quelques recommandations sur les critères à regarder pour choisir votre solution de coffre-fort numérique.
1 Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne mis à disposition de chaque salarié, leur permettant d’accéder à leurs documents professionnels et de les gérer de manière sécurisée. L’employeur a la possibilité d’y déposer tout type de fichier à l’intention du salarié, afin d’en faciliter la diffusion.
Contrairement aux solutions cloud conventionnelles, le coffre-fort numérique doit répondre à un certain nombre d’exigences techniques en matière de sécurité et de protection des données.
2 Les avantages du coffre-fort numérique
L’accessibilité
Le premier gros avantage du coffre-fort numérique est de rendre vos documents RH plus facilement accessibles pour vous et vos salariés. En effet, bulletins de salaire, avenants au contrat de travail et autres documents confidentiels sont accessibles à tout moment et de n’importe où par toute personne disposant des accès nécessaires. Lorsqu’un nouveau document est déposé, le salarié est même généralement notifié par mail ou par SMS, ce qui évite les échanges inutiles et les éventuels problèmes de communication.
En complément de cela, le coffre-fort numérique garantit la conservation des documents ainsi que leur archivage sur le long terme. Autrement dit, un salarié qui a démissionné, s’est fait licencier ou est parti vivre à l’étranger pourra toujours y accéder quand il en a besoin (pour justifier certains éléments auprès de l’administration fiscale ou des banques par exemple).
La sécurité et la confidentialité
Avec le coffre-fort numérique, chaque salarié dispose d’un espace unique auquel seul lui peut accéder. Autrement dit, personne d’autre que le salarié ne peut accéder aux données le concernant, pas même l’employeur ou l’éditeur de la solution.
En complément de cette logique d’accès restreints, les données sont protégées par des protocoles de cybersécurité éprouvés. Cela permet le stockage de l’ensemble des documents sensibles liés au salarié sans que cela ne comporte de risques : pièce d’identité, diplômes, extrait de casier judiciaire, etc.
À noter que le salarié peut lui-même déposer des documents personnels ou professionnels dans son espace.
L’impact sur l’image de votre entreprise
La mise en place d’un coffre-fort numérique peut être perçue par vos salariés et candidats comme une preuve de sérieux et de professionnalisme. Cela démontre que vous êtes préoccupé par l’expérience de vos salariés au sein de l’entreprise et que vous avez la volonté de rester à jour en continuant d’implémenter de nouvelles solutions à vos processus internes.
3 Comment choisir son coffre-fort numérique ?
Si vous décidez d’opter pour la mise en place d’un coffre-fort numérique au sein de votre organisation, les trois points cruciaux sur lesquels vous devez vous pencher sont la conformité juridique, la compatibilité avec votre logiciel de paie et la capacité de stockage.
Concernant la conformité juridique, votre coffre-fort numérique doit répondre à certaines normes assurant la sécurisation et la confidentialité des données. Il doit :
-Être conforme à la norme AFNOR NF Z 42-013, qui définit un ensemble de règles concernant la conception et l’utilisation d’un système d’archivage électronique.
-Être conforme aux exigences de l’ANSSI (l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information) en matière de chiffrement, pour garantir un niveau de sécurité optimal.
-Être conforme aux exigences du décret n° 2018-853, qui impose une réversibilité garantie durant douze mois en cas de suppression du service. Autrement dit, vous devez avoir la possibilité de récupérer simplement les documents contenus dans le coffre en cas de besoin, de transfert ou de fermeture de celui-ci.
Au-delà de l’aspect légal, il est primordial de s’assurer que la solution choisie soit compatible avec votre logiciel de gestion RH. En effet, la possibilité d’intégrer votre coffre-fort à votre logiciel de paie permettra de fluidifier vos processus internes (lors de la remise des bulletins de paie par exemple).
Cela permettra à vos équipes de gagner du temps dans la réalisation des tâches administratives et donc, de les faire gagner en productivité.
Pour finir, il est important de vous renseigner sur la capacité de stockage que propose la solution et de voir si celle-ci est compatible avec les besoins de votre entreprise. En l’occurrence, gardez en tête qu’un espace de stockage conséquent permettra à vos salariés d’héberger un plus grand nombre de documents dans leur coffre, et donc, d’en tirer davantage de bénéfices.